はじめに
Googleスプレッドシートを印刷したところ、文字が小さすぎて読めない!となったことはありませんか。
不要な箇所を削除するのがベストですが、先方から届いた資料の場合、こちらで編集ができないよう共有の権限を「閲覧のみ」としていることが多いため、この作業ができないこともあるかと思います。
そんなときには、以下のいずれかの方法で解決できます。
- 印刷範囲を設定する
- 改ページ位置を調整する
① 印刷範囲を設定して印刷する方法
【STEP1】Googleスプレッドシートを開き、印刷範囲を選択する
これは、Excelの印刷範囲の設定と同じやり方です。
ドラッグ&ドロップで印刷したいセルをガバッと選択します。
私が実際いただいたスプレッドシートでは、範囲選択しようとしたところ、行全体が選択されてしまいました。作成時に先方が何らかの設定をされたものと考えられます。
その場合、「①印刷範囲を設定して印刷する方法」はできませんので、「②改ページ位置を調整して印刷する方法」をご利用ください。
【STEP2】メニューバーの印刷アイコンをクリックし、印刷設定メニューをひらく
範囲選択をした状態で、スプレッドシート内のメニューバーのコピー機マークをクリックします。
【STEP3】印刷設定画面で「印刷」の矢印をクリックする
「印刷設定」画面が表示されますので、右側メニューにある「印刷」をクリックします。
【STEP4】印刷の中から、「選択中のセル」を選択する
「印刷」をクリックすると、「現在のシート」「ワークブック」「選択中のセル」 の3つの選択肢が表示されます。
そのうち、「選択中のセル」をクリックします。
カッコ内の数値は、STEP1で選択した起点と終点の数値です。この画像の場合は、「A2からE137まで選択した」ということになります。
クリックすると、プレビュー画面が切り替わり、範囲選択した部分だけが表示されます。
文字サイズも、いい感じになっていると思います。
【STEP5】メニューバー右上の「次へ」ボタンをクリック
印刷範囲の設定が終わったら、右上の青いボタン「次へ」をクリックします。
すると、上部黒いメニューバーの中央に
「印刷用に送信しています」と表示されます。
(※使用しているブラウザにより、”Chrome”部分の表記は変わります)
この表示は、ものの2、3秒で消え、ブラウザの印刷メニューが出現します。
「送信しています」の文字はすぐ消えるし、その後「設定が完了しました」的な表示がでないため、一瞬不安になりますが、出現した印刷メニューのプレビューを見ると、いい感じの文字サイズになっていることが確認できると思います。
【STEP6】ブラウザの印刷メニューでページを設定
いよいよ印刷です。
ブラウザのメニューバーから印刷を選び、印刷設定画面を開きます。
必要な場合には、こちらで設定を行います。
編集して削除できればいいのですが、Googleスプレッドシートの権限が「閲覧のみ」の場合、それができません。
そこで、不要なページはここでふるい落とします。
【STEP7】印刷ボタンをクリック
Googleスプレッドシートの印刷範囲の設定、ブラウザの印刷設定が終わりました。いよいよ印刷です。
プレビューで確認したら、「印刷」ボタンをクリックしてください。
これで、終了です。お疲れさまでした。
② 改ページ位置を調整して印刷する方法
【STEP1】Googleスプレッドシートを開き、メニューバーの印刷アイコンをクリック
まずはじめに、スプレッドシート内の印刷設定を行います。
ついクセでブラウザの「印刷」をしてしまいがちですが、スプレッドシート内のメニューバーのコピー機マークをクリックします。
【STEP2】印刷設定画面で「カスタムの改ページを設定」をクリック
「印刷設定」画面が表示されますので、右側メニューにある「カスタムの改ページを設定」をクリックします。
【STEP3】改ページ位置を調整する
Excelの改ページプレビューのような画面に変わります。
改ページが青い点線で表示されていますので、点線を上下・左右にドラッグして改ページ位置を調整します。
【STEP4】改ページを確定して保存する
調整が終わったら、右上の「改ページを確定」ボタンをクリックします。
すると、上部黒いメニューバーの中央に
「印刷用に送信しています」と表示されます。
(※使用しているブラウザにより、”Chrome”部分の表記は変わります)
この表示は、ものの2、3秒で消えます。
「送信しています」の文字はすぐ消えるし、その後「改ページ設定が完了しました」的な表示がでないため、一瞬不安になりますが、右側メニューの「カスタムの改ページ」表示が先ほどから変わり、設定ができたことがわかります。
やり直したいときは、右側メニューのカスタムの改ページにある「編集」をクリックして再度【STEP3】【STEP4】を行います。
【STEP5】ブラウザの印刷メニューでページを設定
改ページの設定が終わったので、いよいよ印刷です。
ブラウザ(画像ではChromeを使用しています)のメニューバーから印刷を選び、印刷設定画面を開きます。
もし不要なページがあれば、印刷するページをカスタムで設定します。
表の枠線を行や列で設定し、はるか先まで縦横に線が伸びていることってありますよね。その場合、ページ数がすごいことになります。
編集して消すことができればいいのですが、「閲覧のみ」の場合それができません。
そこで、不要なページはここでふるい落とします。
【STEP6】印刷ボタンをクリック
Googleスプレッドシートの改ページの設定、ブラウザの印刷設定が終わりました。いよいよ印刷です。
プレビューで確認したら、「印刷」ボタンをクリックしてください。
これで、終了です。お疲れさまでした。
まとめ
Googleスプレッドシートで共有権限が「閲覧のみ」の場合の印刷は、Googleスプレッドシートの「印刷設定」、あるいは「改ページの設定」を行うことで思ったようにできます。
印刷がうまくいかないとき、ブラウザの印刷設定をいじくりがちですが、「Excelのように元データのほうで設定変更をする」と覚えておけば、ほかのデータのときにもヒントになりそうです。
お困りの方のお役に立てば幸いです。
最後までお読みいただき、ありがとうございました。
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プレビュー画面を見て思わず「ちっっっさ!!!!」と叫んでしまいました。
デフォルトの設定だと1ページにまとめられるため、列の長いスプレッドシートほど文字が小さくなってしまいます。